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企业邮箱安全小窍门

近年来网络信息安全问题引起社会广泛关注,继大规模用户信息泄露事件后,邮件诈骗、黑客窃取邮箱账号、垃圾邮件层出不穷等问题促使国内一线的企业邮箱提供商越来越重视邮件安全领域的投入力度,不断加大邮件安全功能的研发力度。

然而,许多邮箱提供商都喜欢把功能包装得“高深莫测”以显示其专业性,却让用户更加“无从下手”!今天小编亲身体验了国内几大品牌企业邮箱,归纳出几个让您的邮箱“安枕无忧”的小窍门,供正在选型的企业参考。

(1)善用“邮件加密”功能

邮件加密这一功能简单实用,只需在撰写邮件时单独加设密码,收件人需输入密码才能阅读。用户在发送公司机密资料、客户交易信息或公司财务资料等重要邮件时加设密码,这样哪怕收件人邮箱被盗黑客也无法阅读邮箱里的加密邮件,避免因信息泄露造成的重大经济损失。

 

(2)把握“邮件监控”功能  

邮件监控这一功能方便了企业负责人及时了解公司业务人员的客户联系情况及内部资料传递情况,同时可用于备份公司全域的重要邮件资料,减少重要信息的丢失。国内大型邮件提供商基本上都具备该功能,但实现监控的范围有所差别。

 

(3)巧用“邮件撤回”功能

邮件撤回功能可直接撤回发往同域的未读邮件,收件人邮箱里不会有该封邮件的痕迹。小编平时比较粗心健忘,发邮件经常忘记添加附件或遗漏收件人,所以每次发邮件给老板时都精神极度紧张,不断检查,但仍有错漏的时候,很是无奈。

 

(4)充分利用“白名单”

添加到白名单列表里的邮箱账号所发的信件无条件进入收件箱,不受反垃圾规则的影响。随着邮件营销的泛滥,垃圾邮件已达井喷状态。垃圾拦截能力越强,说明 反垃圾规则比较多,因此难免会有因正常客户邮件的关键词触犯规则被拦的情况,这时便可充分利用白名单功能,只需把公司正常来往的客户的邮箱地址添加到您邮 箱的白名单列表或让管理员使用管理员邮箱统一添加,这样就可以既避免正常邮件被误拦,又可实现零垃圾邮件,非常实用的功能。